Funzionamento e accesso

L’organizzazione ed il funzionamento dell’Archivio della Presidenza del Consiglio dei Ministri sono regolati dal Dpcm 12 febbraio 2010 recante “La disciplina del funzionamento dell’Archivio e l’accesso alla documentazione per scopi di ricerca”.

Come chiedere la consultazione dei documenti

La consultazione dei documenti conservati presso l’Archivio generale PCM è autorizzata dal Segretario generale. Nel caso in cui la richiesta di consultazione ha per oggetto la documentazione prodotta da una struttura interna alla PCM ancora attiva, l’autorizzazione è subordinata alla preventiva valutazione e parere favorevole della stesso Dipartimento o Ufficio titolare dei documenti.

La domanda di ammissione alla consultazione, compilata sugli appositi moduli disponibili on-line e sottoscritta (modulo consultazione), deve essere inoltrata alla casella di posta elettronica archiviopcm@governo.it.

L’esito del processo autorizzativo viene comunicato all’interessato mediante messaggio di posta elettronica all’indirizzo utilizzato per la trasmissione della richiesta. L’autorizzazione ha validità annuale e si riferisce al tema della ricerca per la quale è richiesta. Il soggetto autorizzato che non effettua la consultazione entro un anno dalla presentazione della domanda o che ha la necessità di effettuare studi o ricerche in ambiti diversi rispetto a quelli oggetto di autorizzazione, deve presentare una nuova domanda di accesso. Il personale addetto alla Sala di consultazione mette a disposizione un numero massimo di tre buste (faldoni) al giorno.

Riproduzione dei documenti

Il soggetto ammesso alla consultazione dell’Archivio generale ha la possibilità di acquisire le immagini digitali dei documenti consultati previa autorizzazione del Curatore dell’Archivio. La richiesta di riproduzione digitale dei documenti è presentata in sede di consultazione sull’apposito modulo disponibile on-line, fornito dal personale addetto alla sala di consultazione (modulo riproduzione e pubblicazione).

La riproduzione può essere fatta esclusivamente con apparecchiature per l’acquisizione digitale nella disponibilità del ricercatore e senza oneri per l’Amministrazione. Non possono essere oggetto di riproduzione intere serie archivistiche o singole unità particolarmente deperibili.

Pubblicazione dei documenti

Il soggetto autorizzato alla consultazione e riproduzione dei documenti può richiedere la pubblicazione mediante presentazione della domanda compilata su apposito modulo disponibile on-line (modulo richiesta riproduzione e pubblicazione).

L’autorizzazione alla pubblicazione è concessa dal Segretario generale. Ai fini del rilascio dell’autorizzazione alla pubblicazione il richiedente deve impegnarsi a:

  • osservare le disposizioni sul diritto d’autore;
  • citare nella pubblicazione la fonte archivistica con le seguenti modalità:
    “Presidenza del Consiglio dei ministri - Ufficio del Segretario generale- Archivio generale PCM” 
    Fondo consultato - serie archivistica-busta-fascicolo
  • donare all’Archivio una copia della pubblicazione.

Tempistica nel rilascio delle autorizzazioni

I tempi medi del rilascio delle autorizzazioni sono stabiliti in 30 giorni, in base a quanto stabilito dall’art. 2, comma 2 della legge 241/90.