Guida rapida per l'accesso ai documenti

Che cosa è il diritto di accesso?

E' il diritto, disciplinato dalla legge 7 agosto 1990, n.241, di poter consultare o avere copia dei documenti dalla pubblica amministrazione.
L'esame degli atti è gratuito, mentre il rilascio di copia degli stessi è subordinato al rimborso del costo di riproduzione e, nel caso di richiesta di copia conforme all'originale, anche al pagamento dell'imposta di bollo.

Chi può avvalersi del diritto di accesso?

L'accesso ai documenti amministrativi è consentito a chi (cittadino, straniero, apolide) abbia un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. Questo vuol dire che la posizione di chi chiede l'accesso deve essere protetta almeno a livello amministrativo. Quindi, potrà accedere agli atti non solo chi può iniziare un ricorso giurisdizionale o amministrativo, ma anche chi - secondo la legge n. 241 del 1990 - può partecipare ad un determinato procedimento amministrativo.
L'accesso ai documenti non può però essere considerato come un'azione popolare diretta a consentire una specie di controllo generalizzato sull'attività amministrativa, perché è sempre necessaria l'esistenza di una situazione giuridica per la cui tutela si chiede l'accesso. Quindi, può accedere agli atti della pubblica amministrazione chi può dimostrare che il provvedimento e/o gli atti che si svolgono all'interno del procedimento, abbiano effetti diretti o indiretti anche nei suoi confronti. Per questo, il diritto di accesso può essere esercitato anche indipendentemente dalla lesione della posizione giuridica del richiedente, e quindi, a maggior ragione, dalla attualità della lesione.
Sono oggetto d'accesso tutti i documenti amministrativi, ad eccezione di quei documenti che rientrano in una delle categorie di documenti sottratti all'accesso ai sensi dell'art.24 della legge n.241 del 1990, identificati in appositi regolamenti dalle singole amministrazioni.

A chi va rivolta la domanda d'accesso?

La domanda d'accesso deve essere rivolta all'Amministrazione che ha formato il documento o che lo "detiene stabilmente". Se si tratta di atti del procedimento, e anche durante il corso dello stesso, la domanda va rivolta nei confronti dell'autorità, che è competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente. Destinatari della istanza sono le amministrazioni dello Stato, le aziende autonome, gli enti pubblici ed i concessionari di pubblici servizi, a prescindere dalla loro personalità giuridica.
Nel caso in cui la domanda venisse presentata ad amministrazione diversa da quella nei cui confronti va esercitato il diritto d'accesso, deve essere trasmessa dall'ufficio che l'ha ricevuta all'amministrazione competente, dandone comunicazione all'interessato.

 

Come deve essere formulata la domanda?

Nella richiesta, che può essere formulata verbalmente o per iscritto, il cittadino deve indicare gli estremi del documento che vuole consultare o avere in copia (ovvero gli elementi che consentano di individuarlo); provare la propria identità e gli eventuali poteri rappresentativi; spiegare e, se necessario, dimostrare quale sia l'interesse personale e concreto collegato alla sua richiesta.
Se l'amministrazione non può accogliere immediatamente la domanda di accesso formulata verbalmente, invita l'interessato a presentare richiesta scritta.

Entro quale termine deve concludersi il procedimento d'accesso?

Il procedimento deve concludersi nel termine di trenta giorni a decorrere dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente. In caso di domanda irregolare o incompleta l'amministrazione è tenuta, entro dieci giorni, a darne comunicazione al richiedente tramite raccomandata con avviso di ricevimento. In questo caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.

Cosa fare se l'amministrazione non consente (o consente solo in parte) l'accesso?

L'amministrazione può decidere di rifiutare, limitare o rinviare temporaneamente l'accesso, specificandone le ragioni nella risposta. Se, invece, non risponde entro il termine di trenta giorni dalla presentazione della richiesta, questa si intende rifiutata. Contro le decisioni (o la mancata risposta) dell'amministrazione, il cittadino può ricorrere al tribunale amministrativo regionale entro trenta giorni, ovvero chiedere, entro lo stesso termine e nei confronti degli atti delle amministrazioni comunali, provinciali e regionali, al difensore civico competente per ambito territoriale, ove costituito, che sia riesaminata la suddetta determinazione. Qualora detto organo non fosse stato istituito, la competenza è attribuita al difensore civico competente per l'ambito territoriale immediatamente superiore. Nei confronti degli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato tale richiesta è inoltrata presso la commissione per l'accesso di cui all'art.27 della legge n. 241.

Che cos'è la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi?

La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi è stata istituita, presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, nel 1991 a seguito dell'entrata in vigore della legge 7 agosto 1990, n. 241 sul procedimento amministrativo.
E' l'organismo preposto alla vigilanza sull'attuazione del principio della piena conoscibilità e trasparenza dell'attività della pubblica amministrazione, al quale possono rivolgersi privati cittadini e pubbliche amministrazioni.
La legge 11 febbraio 2005 n. 15, di modifica ed integrazione della legge generale, ha conferito maggiore incisività al ruolo della Commissione, accrescendone le funzioni ed attribuendole nuovi poteri.

Quali sono i poteri della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi?

Con la legge 11 febbraio 2005 n. 15 assume particolare rilievo la previsione di una tutela amministrativa innanzi alla Commissione.
Il procedimento innanzi alla Commissione si svolge in tempi particolarmente rapidi e garantisce il rispetto del contraddittorio; le parti possono infatti essere udite anche personalmente senza necessità dell'assistenza del difensore.
La Commissione, in caso di accoglimento del ricorso, ordina all'amministrazione l'esibizione del documento richiesto, fissando, ove necessario, un termine perentorio. La presentazione del ricorso innanzi alla Commissione sospende i termini per il ricorso al Tribunale amministrativo regionale.
Il ricorso amministrativo non è alternativo a quello giurisdizionale.
Annualmente la Commissione redige una relazione annuale sullo stato della trasparenza dell'attività della pubblica amministrazione che viene comunicata alle Camere ed al Presidente del Consiglio dei Ministri.
L'organismo, essendo dotato di competenze tecniche, può proporre al Governo modifiche ai testi legislativi e regolamentari.
In qualità di organismo preposto alla vigilanza sull'attuazione del principio della piena conoscibilità e trasparenza dell'attività della pubblica amministrazione tutte le amministrazioni sono tenute a comunicare alla Commissione, nel termine assegnato alla medesima, le informazioni e i documenti da essa richiesti, ad eccezione di quelli coperti da segreto di Stato.

Qual è il rapporto tra la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi e il Garante per la protezione dei dati personali?

In caso di trattamento pubblico di dati personali, attesa la complementarietà tra il diritto di accesso ed il diritto alla riservatezza, è previsto un coordinamento tra la Commissione per l'accesso ed il Garante per la protezione dei dati personali mediante il meccanismo della richiesta di parere obbligatorio, ma non vincolante. In concreto, nelle ipotesi di ricorso presentato innanzi alla Commissione sarà richiesto il parere al Garante, e, nel caso di ricorso presentato al Garante, sarà richiesto il parere alla Commissione.